Folgende Faktoren werden bei der Umsetzung der neuen Form des Arbeitens und der Umstrukturierung der Stadtverwaltung zu beachten sein:
(1) Digital als Standard, (2) Entwicklung für mobile Endgeräte, (3) Benutzerzentrierung, (4) bester Prozess soll im Fokus stehen, (5) Cybersicherheit und Datenschutz sowie (6) Daten einmalig eingeben
Mit dem Ziel die Vorgänge des Verwaltungsprozesses für die Mitarbeiter*innen und die Bürger*innen zu optimieren, bedarf es ein neues digitales „Ökosystem“. Wichtige Weichenstellungen hat die Stadt Essen bereits vor der Corona-Pandemie gelegt, welche sich in insgesamt fünf Stufen zusammenfassen lassen.
Im ersten Schritt gilt es den Bürger*innen eine klare Information zu möglichen Verwaltungsvorgängen zu vermitteln. Weiter wird von Seiten der Verwaltungen den Bürger*innen ein Formular-Assistent an die Seite gestellt, um somit Schwierigkeiten bei Anträgen o.ä. vorzubeugen. Im dritten Schritt wird die Online-Leistung vollzogen und weiter mit der Stufe dreieinhalb verdeutlicht, dass diese Leistungen ausschließlich digital und medienbruchfrei vollzogen werden darf. Wobei dann im letzten Schritt die Online-Transaktion den Verwaltungsprozess abschließt. Ein weiterer Bestandteil der Umstrukturierung von Verwaltungsprozessen und der Arbeit für die Mitarbeiter*innen der Kommunen ist der neue Kommunikationsweg mit den Bürger*innen. Mit dem unmittelbaren Verzicht auf Aktenbestände wird den Verwaltungen Zeit, Platz und Flexibilität eingeräumt. Durch die Pandemie konnte im Sinne eines Reallabores und die damit verbundenen Überlegungen zu den neuen Arbeitsbedingungen wie Telearbeit, Home-Office und ein mobiles Arbeiten insgesamt wichtige Erkenntnisse für das Arbeitsmodell gesammelt werden. Der Schlüssel zum Fortbestehen der Verfahren waren virtuelle Infrastrukturen, die es den Mitarbeiter*innen ermöglichten auf die internen und geschützten Behördensysteme zurückzugreifen.
Für die Mitarbeiter*innen der Städte und Gemeinden ist es besonders in Zeiten einer solchen Umstrukturierung der Verwaltungsprozesse wichtig, dass die Verwaltungen das Chancenmanagement nachholen und die Beschäftigten Hilfestellungen an die Hand bekommen. Die Stadt Essen, so wie viele weitere Städte und Gemeinden auch, hat ihren Mitarbeiter*innen Schulungen zu den Themen „Führung auf Distanz“ oder „Selbstorganisation im Home-Office“ ermöglicht. Dies müsse sich nun in den Verwaltungen als stetiges Arbeitsmittel etablieren, genauso wie klare Absprachen in den Teams, Abteilungen oder Fachbereichen.